Beheer & Onderhoud

Opstellen Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP):

Ieder gebouw heeft onderhoud nodig. Een goed meerjaren onderhoudsplan (MJOP) geeft inzicht in de bouwkundige staat van een gebouw en in de bijbehorende kosten van het onderhoud voor de korte en/of lange termijn. Het MJOP is een belangrijk middel voor het (wettelijk) reserveren van uw financiën ten behoeve onderhoud. In het onderwijs en bij VvE’s wordt zelfs door de accountant vaak een MJOP vereist. Een meerjaren onderhoudsplan is op basis van verschillende manieren op te stellen, te weten:

Het in beeld brengen van de huidige onderhoudsstaat van een gebouw, met eventueel een overzicht van maatregelen om een gebouw terug te brengen in een acceptabel conditieniveau. En daarbij te laten voldoen aan de wettelijke vereisten (bouwbesluit, (brand)veiligheid en arbo).

2. Op basis van cyclisch onderhoud: Het in beeld brengen van het toekomstig onderhoud op basis van te verwachten onderhouds- en vervangingsmomenten.

Het volgens een vastgestelde conditiemethodiek inspecteren van een gebouw. Met een rekenmodel wordt bepaald wanneer een onderhoudselement onder een bepaald conditieniveau komt en dus onderhoud nodig heeft.

Het volgens conditiemethodiek NEN 2767 inspecteren van een gebouw aanvullend met Brand, Onderhoud, Energie & Duurzaamheid, Informatie & Wet. Deze methodiek is ontstaan vanuit de Rijksgebouwendienst/Rijksvastgoedbedrijf.

Actualiseren meerjaren onderhoudsplan (MJOP)

Om een optimale bruikbaarheid van een meerjaren onderhoudsplan gedurende meerdere jaren te garanderen, is het noodzakelijk deze periodiek aan te passen aan gewijzigde kosten en omstandigheden. Wij noemen dit actualiseren van het MJOP. Het gebouw en de gebouwgebonden installaties worden door onze ervaren projectleiders geïnspecteerd. Zij bepalen naar aanleiding van de huidige situatie samen met de opdrachtgever of er onderhoudsactiviteiten vervroegd uitgevoerd dienen te worden (om gevolgschade te voorkomen). Door uit te gaan van de huidige gebouwsituatie, marktontwikkelingen en prijzen is het onderhoudsplan altijd een optimaal en efficiënt uitgangspunt voor uw huisvestingsbeheer. Heeft u reeds een meerjaren onderhoudsplan in Excel, Ibis Main, Planon of in een ander pakket, maar is deze niet volledig en/of actueel? Syplon kan uw huidige plan actualiseren en desgewenst overzetten naar O-Prognose. Mocht u uw huidige programma willen behouden, dan is dit ook geen probleem.

Coördinatie en begeleiding planmatig onderhoud

Direct in het verlengde van het meerjaren onderhoudsplan volgt de daadwerkelijke uitvoering van de geplande onderhoudswerkzaamheden. In overleg met de opdrachtgever wordt vastgesteld welke onderhoudsactiviteiten worden uitgevoerd. Syplon verzorgt de aanbestedingen, selecteert vervolgens uitvoerende partijen, coördineert en begeleidt de werkzaamheden en houdt toezicht op de uitvoering zodat altijd de gevraagde kwaliteit geleverd wordt (bv. juiste glastype, dikte isolatie). Vervolgens verzorgen wij de financiële afwikkeling. Op deze wijze is het gebouw altijd in de juiste onderhoudsstaat tegen vooraf bepaalde kosten en kwaliteit.

Coördinatie en begeleiding dagelijks onderhoud

Er is niets vervelender wanneer er storingen zijn in uw gebouw. Denk hierbij aan lekkages, stroomuitval, koudeklachten en vandalisme. Voor het oplossen van het dagelijks onderhoud treedt Syplon op als schakel tussen de gebouwgebruikers en uitvoerende partijen. Door middel van het Axxerion meldportaal worden meldingen geregistreerd, vervolgens krijgen uitvoerenden opdracht om de melding binnen een bepaalde termijn en budget op te lossen. De gebruiker kan ten alle tijden de status van de melding monitoren. Door vervolgens de afgehandelde melding ook financieel te registreren ontzorgt het meldportaal hierbij de opdrachtgever volledig. Met deze werkwijze zorgt Syplon ervoor dat iedere storing efficiënt en adequaat wordt afgehandeld. Tevens is met dit systeem mogelijk om managementrapportages te generen over type meldingen, locaties, doorlooptijden en kosten. En kunnen contractafspraken over servicetijden van uitvoerenden worden gemonitord.

Aanbestedingsbegeleiding uitvoerende partijen

Bent u niet tevreden over uw huidige leverancier of dient u vanwege het inkoopbeleid opnieuw aan te besteden? Syplon adviseert en ondersteunt opdrachtgevers bij het realiseren van nieuwe contracten. Wij stellen een aanbestedingsdocument op met daarin een Programma van Eisen, voorwaarden en beoordelings- en gunningscriteria. Vervolgens begeleiden wij de migratie naar het nieuwe contract. Met als doel een optimaal passend contract die aansluit bij de wensen van de opdrachtgever.

Contractbeheer

Afhankelijk van uw gebouw en de aanwezige installaties, bent u wel of niet verplicht onderhoud te plegen. Syplon geeft u daar advies over en houdt hierbij ook rekening met uw zorgplicht. Daarbij streven wij naar een situatie die voor u verantwoord én financieel aantrekkelijk is. U ontvangt van ons een contractoverzicht met daarin per contract de contractduur, opzegtermijn, kwalitatieve beoordeling, besparingspotentieel en een advies. In overleg met u worden daar waar mogelijk direct besparingen doorgevoerd. Vervolgens geven wij advies over de mogelijkheden van collectieve inkoop.

Inspectie brandveiligheid

Om uw gebouw te toetsen op brandveiligheid en wetgeving inspecteert Syplon het gebouw. De bevindingen met daarbij horende herstelmaatregelen en begroting worden in een rapportage weergegeven. Vervolgens is het ook mogelijk dat Syplon de benodigde werkzaamheden coördineert en begeleidt.

Opstellen ontruimingsplan

Heeft uw gebouw een brandmeldcentrale dan bent u verplicht een ontruimingsplan volgens NEN 1414 op te stellen. Bouwadviesbureau Syplon omschrijft in dit plan nauwkeuring hoe een ontruiming moet plaats vinden voordat de hulpdiensten ter plaatse zijn. Bij het ontruiminsplan ontvangt u ingelijste plattegrond ontruimingstekeningen.

Inmeten gebouwen NEN 2580

Wilt u inzicht in de verdeling van de vloeroppervlakte en de gebruikersfuncties van een gebouw, dan voert Syplon graag voor u een oppervlaktemeting uit volgens NEN 2580. In dit meetcertificaat wordt onderscheid gemaakt tussen verhuurbare en niet verhuurbare oppervlakten in een gebouw. Ideaal bij onder andere waardebepalingen, verdeling van servicekosten en facilitaire en fiscale vraagstukken.

Onze afdeling Beheer & Onderhoud ontzorgt gebouweigenaren -en gebruikers. Dat is wat ze doen!